简体中文
【亞太日報訊】據界面新聞此前報道過的如何運用史蒂夫·柯維的時間管理矩陣來妥善安排工作日程，並指出優先考慮緊急事務而非重要事務的習慣讓我們總是疲於奔命，感到時間不夠用。
那麼現在，我們就來繼續談談那件占用我們大量時間並讓我們分心的“緊急又重要”的事——電子郵件，以及如何更好地應對它吧。
首先你要知道，並不是只有你一個人感到電子郵件（當然也包括短信、微信等其他電子即時通訊手段）是個吞噬時間與精力的無底黑洞。不停地查收郵件、不斷地點擊手機上各類應用右上角的小紅點，這種行為被稱為“紅點強迫症”。
百度百科上對此的解釋是：“紅點強迫症，是現代人的社交網絡依賴症之一，表現為微信用戶只要看到朋友圈的角標小紅點亮起，就忍不住要去點，即使這次點開沒有什麼需要看的消息下次也要繼續去點，據統計，這種動作平均每5分鐘就要發生一次，與強迫症這種心理疾病表現類似。”
不僅是微信右上角的小紅點，各類帶有推送功能的應用，都有可能引發你去點擊，其中最令你感到由於與工作有關而必須點開的，應該就是電子郵件了。
英國未來工作中心（Future Work Centre）在調查了2000余名各個行業的英國員工使用電子郵件的習慣後發現，當代即時通訊的迅速發展讓人們能夠時時查收郵件，並因此發展出了一種“隨時待機”的職場文化。
這一“不成文的企業禮節”在職場中變得如此根深蒂固，並對員工的心理健康產生負面作用。報告稱，在2014年，全球總共發送了約1963億封電子郵件，成人每天平均花1個小時的時間收發郵件。
研究人員稱，電子郵件是一把雙刃劍，它一方面是非常有價值的交流工具，但另一方面也是壓力和困擾的來源。研究報告主要撰寫人Richard MacKinnon博士說：“報告顯示那些最認可電子郵件有用的人也是郵件壓力最大的人。我們培養出來的習慣、面對新信息時的情緒反應以及圍繞著電子郵件的不成文企業禮節交織在一起，成為一大有毒的壓力源，對我們的效率和健康產生負面影響。”
研究發現，IT、營銷、公關、互聯網和媒體等行業的員工最受郵件壓力困擾。他們中超過30%的人每天需要處理超過40封郵件，65%的人開啟郵件推送服務，實時接收郵件。
研究人員指出，讓人壓力倍增的兩大惡習為：整日開啟郵件推送服務及每天在清晨和深夜查收郵件。為此，研究人員建議人們在不希望被郵件打擾時關閉郵件應用，“只在你想的時候使用電子郵件”。
讀到這裡你可能在想，這又是一件“說說容易做做難”的事，但實際上，你需要做的可能沒那麼復雜，只需要你多思考一步。
這是《多一秒鐘：用深思熟慮提升工作業績》（One Second Ahead: Enhance Your Performance at Work with Mindfulness）的作者Rasmus Hougaard、Jacqueline Carter和Gillian Coutts的觀點。幾位作者認為，解決分心的最好方法是多花一秒鐘的時間來思考，做出好的選擇讓自己保持專注和冷靜。
在書中，Hougaard提出了5個高效使用電子郵件的指導意見。
第一，避免對郵件上癮。 你是每小時看一次郵件還是手機震動聲一響，就無法克制自己拿起手機的衝動？Hougaard建議，在你向查收信息的衝動投降之前，暫停一秒鐘，思考一下。“在這一秒鐘內，你會發現你對外界刺激的反映並不需要是自動的，你有選擇的權利。”
第二，關閉信息推送。 為了讓自己不對查收郵件或信息上癮，你首先要做的就是關閉郵件推送功能、通知彈出窗口、警報和鈴聲。在接下來的幾天時間裡，仔細觀察當自己為郵件通知分心時如何影響專注度、工作效率和心情，嘗試在完全沒有信息推送的情況下工作幾天，找到最適合自己的處理郵件訊息的方式。
第三，慎重對待注意力轉移的時間。 很多時候我們喜歡一有郵件（信息）就查看回復是因為我們希望自己看起來總是機敏有效率，但事實是，這可能會損害你的工作效率。
如果你的注意力一直被源源不斷的信息推送轉移，你就是在浪費時間。你的大腦需要花幾秒鐘的時間來集中注意力到新郵件上，也需要同樣長、甚至更長的時間來轉移回你之前手頭正在做的工作。除了浪費時間，注意力不集中也會浪費你的精力，讓你效率下降。
為了有效地將注意力轉移的時間降到最低，你應該記住2條原則：集中注意力在你選擇做的事情上，慎重選擇讓你分心的事情。
第四，永遠不要在清晨收發郵件。 未來工作中心的研究人員認為清晨收發郵件是一大惡習，Hougaard給出了解釋：在清晨人的大腦是最警醒、注意力最集中、最有創造力的。使用這段時間來查郵件立刻把你的注意力拉入一堆短期需要解決的問題中，這是在浪費你本可以做更有價值的事的大好時間。
Hougaard的建議是，在你到達辦公室半小時至1小時之後再查郵件。
第五，制定固定的查收郵件時間。 這樣你就可以在其余的時間裡專心工作了，有了固定的郵件查收時間後，記得把你其他的工作任務安排在其他時間。
研究報告中還有一個有趣的發現：年輕人面臨的郵件壓力最大，壓力值隨著年齡增長而降低。
或許這是因為，職場老人們明白大多數的辦公室交流都是無意義的廢話吧——如果是真正緊急的事務需要你立即處理，上司會用更直接的方式聯系你的。